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    答疑:公司設備檔案如何管理及快速檢索?

    料整理自:Q群“中國設備管理”,Q群號:283752911   答疑日期:2019/8/30


    【提問】:華賽爾-俞
    各位大哥,我們公司還是小公司,公司設備的檔案紙質版文件繁多,有的文件盒都放不下了,有兩個問題:
    1.這些紙質版文件怎么管理,怎么快速檢索?
    2.設備檔案怎么管理或者說是存檔比較好,檔案柜有什么好的管理方法。
    大家有經驗的,正規的公司可不可以傳授一下經驗,謝謝了
    注:我們的設備檔案是一個柜子,不是檔案室。


    【答疑】:成都華標企管  蔣良君

        鑒于你的設備檔案就1個或幾個柜子,因此快速檢索設備檔案的關鍵要素是:玻璃門檔案柜+檔案夾設備名稱關鍵詞,一看就知。(注:因你的檔案不多,不像檔案室,快速查找的關鍵不是根據檔案編號去查)。
    鑒于你公司是專業從事新型高效換熱設備研發、設計、制造、工程成套及銷售,針對你的情況,我寫了以下方法,僅供參考:

    1 第一步:你要先做好設備大分類,如:
    1.1 企業內部設備類檔案:

    1.1.1 生產設備類:
     1.1.1.1 切割機類
     1.1.1.1.1 激光切割機
     1.1.1.1.2 德國梅塞爾數控精細離子火焰切割機
     1.1.1.2 焊接設備
     1.1.1.2.1 進口龍門焊接機器人
     1.1.1.2.2 專用端部焊機
     1.1.1.2.3 龍門式程控點焊機
     1.1.1.3 數控機床
     1.1.1.3.1 大型落地端面銑床
     1.1.1.4 (自己寫)

    1.1.2 檢測設備類:
     1.1.2.1 傳熱試驗室
     1.1.2.1.1 設備名稱A
     1.1.2.1.2 ……
     1.1.2.2 水試驗臺
     1.1.2.3 電加熱風洞實驗室

    1.1.3 公用工程類設備
     1.1.3.1 空氣壓縮機
     1.1.3.2 ……

    1.1.4 物流類設備(自己分)
    1.1.5 其他類(自己分)


    1.2 客戶服務類檔案。如:換熱設備研發、設計、制造、工程成套及銷售,你可將客戶按行業分(石油化工、冶金、電力、環保、船舶、生化、核電及新能源等),具體資料在按客戶類別分,比較容易查找。

    第二步:檔案編號
    根據第一步的設備分類,策劃檔案的編碼規則,大的分類,你可用字母或拼音縮寫,小分類可用序號,分類的層級,可用間隔號“-“。

    第三步:準備文件夾、文件袋、文件柜
    3.1 文件夾。建議使用可放11孔袋(透明袋)的文件夾,避免用檔案室用的檔案盒。根據需要,可在每個文件夾的首頁,編制目錄,目錄的序號,對應11孔袋右下角的編號(數字序號)。
    (下圖摘自免費課件《如何做好辦公室6S管理》)


    3.2 文件柜。建議使用可上鎖的透明玻璃柜(快速檢索的基本條件:透明的柜子、檔案夾設備名稱關鍵詞。因你的檔案不多,不像檔案室,查詢的關鍵不是根據檔案你編號去查)。

    第四步:文件夾標簽
    確定文件夾標簽的標示規范(檔案目視化標準,如下圖)。建議:檔案編號+檔案文字簡稱+數字序號
    4.1 檔案編號:按第二步策劃號的規則編
    4.2 檔案文字:從文字,可看出文件夾內裝的是什么文件?!娟P鍵詞等同電子文檔目錄】
    4.3 數字序號:如:1~4,通常用于同類設備的編碼,方便取用后放回原處。
    4.4 提示:文件夾標簽,可在excel 內設計好(根據文件夾標簽的尺寸,打印試下),統一風格。文件夾最上面,應有你公司的logo+簡稱,標簽顏色,應考慮你的企業標準色。
    4.5 提示:你一邊打印標簽時,可一邊建立“設備檔案清單”,清單包括:檔案編號+檔案文字簡稱+數字序號,以及你認為查詢時有必要的信息,如:設備使用單位等信息。

     



    5 第五步:文件分類裝柜。
    5.1 規則:將同類的設備檔案,放在一個柜或一層或靠近。
    5.2 放好文件夾后,若需要,可對柜子進行大分類標示(注意標識的美觀、醒目)。

    驗證:
    隨機抽查想要的資料,若能在20秒內找到,說明你的檔案資料管理很好!

    以下方法和思路,僅供參考:

    1.提示:特種設備技術檔案管理 要點
    對特種設備進行編號,按“一機一檔”建立檔案。安全技術檔案至少包括以下內容:
    使用登記證;
    《特種設備使用登記表》
    特種設備設計、制造技術資料和文件,包括設計文件、產品質量合格證明(含合格證及其數據表、質量證明書)、安裝及使用維護保養說明、監督檢驗證書、型式試驗證書等;
    特種設備安裝、改造和修理的方案、圖樣、材料質量證明書和施工質量證明文件、安裝改造修理監督檢驗報告、驗收報告等技術資料;
    特種設備定期自行檢查記錄(報告)和定期檢驗報告;
    特種設備日常使用狀況記錄;
    特種設備及其附屬儀器儀表維護保養記錄;
    特種設備安全附件和安全保護裝置校驗、檢修、更換記錄和有關報告;
    特種設備運行故障和事故記錄及事故處理報告。
    特種設備節能技術檔案包括鍋爐能效測試報告、高耗能特種設備節能改造技術資料等


    2.設備檔案電子化的建議:
    1).若有時間,你可購買掃描儀,企業掃描厚的廠商設備說明書,比較好用的掃描儀。
    高拍儀:掃描質量不如平板掃描儀、高速掃描儀,高拍儀的優點:不用拆書即可掃描比較厚的資料/書籍。
    平板掃描儀:
    掃描質量比高拍儀、高速掃描儀清晰,比較適合掃描照片。缺點:不方便掃描太厚的書籍,掃描時間相對忙,掃描一張平均時間是7~19秒。
    雙面高速掃描儀:每分鐘可掃描約40張左右。若公司文檔資料都,建議選擇高速掃描儀。如:富士通(Fujitsu) ScanSnap iX1500 、ix1600掃描儀、Fi-7140 掃描儀等。

    提示:
    1.掃描時應選擇有OCR識別功能的。
    2.可在“京東”搜索關鍵詞“掃描儀”,根據自己的需要選擇適合的掃描儀。





     




    2).對已經報廢或不再使用的設備檔案,可向企業主管領導提出申請報廢,以減少失效資料占用空間。當然,設備檔案推薦性標準對設備檔案的保存時間是30年,但具體的時間可由企業根據管理需要自己確定。

     


    3.以下是蔣老師在企業培訓時,有關設備檔案管理的答疑截圖,僅供參考:
    摘自《2019版設備管理體系(PMS)標準化建設專題講座》

     









    提問:國核運行-朱:2019-9-7  13:18:39
    看了蔣老師關于設備檔案管理的答疑,受益良多!也有些自己的疑問,希望能得到各位老師的指導。
    1. 各位老師所在企業的設備檔案,是設備管理部門整理保管的,還是檔案管理部門負責歸檔保管的?
    2.設備從規劃、計劃到選型到采購到驗收,這個過程的設備檔案相對靜態,對于重要設備就一機一檔了。但設備還有使用記錄、維護保養記錄、維修記錄、計量校準保管等動態管理記錄。這些記錄每年更新到設備檔案中,還是每年合在一起為好?我們公司經常接受外部審查,一般都會要求拿出各種動態記錄,如果分散在各個設備的檔案中,查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的?
    謝謝!周末愉快
    看了蔣老師關于設備檔案管理的答疑,受益良多!也有些自己的疑問,希望能得到各位老師的指導。

    朱提問1. 各位老師所在企業的設備檔案,是設備管理部門整理保管的,還是檔案管理部門負責歸檔保管的?
    蔣良君回答1:這個看企業內部檔案管理如何分工了,通常的管理分工如下:
    1)沒有檔案室的,由設備部管理。
    2)沒有文控管理室的,由設備部管理。
    3)有文控室的,設備使用說明書類相對固定的信息,由文控室管理。動態記錄,由設備部管理。
    4)有檔案室的,也分幾種情況:
    a)設備前期資料,由檔案室管理。運行期資料和記錄,由設備部管理。
    b)設備前期資料由檔案室管理。運行期資料和記錄,由設備部每月送檔案室歸檔。

    朱提問2:設備從規劃、計劃到選型到采購到驗收,這個過程的設備檔案相對靜態,對于重要設備就一機一檔了。但設備還有使用記錄、維護保養記錄、維修記錄、計量校準保管等動態管理記錄。這些記錄每年更新到設備檔案中,還是每年合在一起為好?
    我們公司經常接受外部審查,一般都會要求拿出各種動態記錄,如果分散在各個設備的檔案中,查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的?

    蔣良君回答2:
    1)特種設備,可以合在一起。
    2)計量校準的計量證明、記錄,獨立歸檔,按年、月順序歸檔,檔案應設封面+序號,方便查詢。
    3)除1)2)兩種情況外的歸檔規則【部門/車間別——設備類別——記錄類別——年類別】,為方便查詢,可按部門/車間的設備類別分,再對設備類按使用記錄、維護保養記錄、維修記錄分類。按月裝訂(封面和側面標示醒目的記錄名稱、年月標簽),然后再按年裝在透明袋或用繩子系(年度的記錄,封面和側面應標示醒目的記錄名稱、年。側面標簽,就是疊在一起,從外面的標簽就可看出記錄的名稱、年月)。
    記錄多了,可用紙箱裝,紙箱外也應標示設備名稱、記錄名稱、年月。
    4)按每個企業規定的記錄保存期,到期可申請報廢。
    5)外部審查,通常是看3個月內或當年的記錄。資料、記錄是否好查閱,
    關鍵是看你的記錄分類和索引標示,最關鍵的是索引標示(目錄清單+記錄標簽)

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